Regulamin usługi AutoCMR

§1. Definicje

1. Usługodawca — STEPINSKI GROUP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Sławno 53, 26-625 Wolanów, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001052385, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 9482641155, REGON: 526083059, kapitał zakładowy: 5 000,00 PLN (opłacony w całości), reprezentowana przez Prezesa Zarządu Jerzego Stanisława Stępińskiego (samodzielnie) oraz Prokurenta Iwonę Ewę Pszczołę-Stępińską (prokura samoistna), adres e-mail: [email protected], telefon: +48 667 446 290, właściciel i operator platformy AutoCMR.
2. Klient — przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka prawa handlowego lub inny podmiot) zawierający Umowę na korzystanie z Usługi.
3. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Usługi w imieniu Klienta (dyspozytor, kierowca, właściciel).
4. Usługa — platforma AutoCMR dostępna pod adresem autocmr.pl, obejmująca przetwarzanie dokumentów CMR, fakturowanie, komunikację z kierowcami i powiązane funkcje opisane w §3.
5. Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawierana przez akceptację niniejszego Regulaminu.
6. Plan — wybrany przez Klienta pakiet funkcjonalności i cenowy: SMALL (Mały), MEDIUM (Średni) lub LARGE (Duży).
7. Okres Próbny — 14 dni kalendarzowych od aktywacji konta, w trakcie których Klient korzysta z Usługi bezpłatnie.
8. CMR — międzynarodowy list przewozowy w rozumieniu Konwencji CMR z 1956 r.
9. KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów RP.

§2. Zawarcie Umowy

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia konta Klienta w systemie AutoCMR i zaakceptowania niniejszego Regulaminu.
2. Klient oświadcza, że jest przedsiębiorcą w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów.
3. Klient gwarantuje, że dane podane przy rejestracji są prawdziwe i kompletne. Klient zobowiązuje się do niezwłocznej aktualizacji danych w przypadku ich zmiany.

§3. Zakres Usługi

1. Usługodawca udostępnia Klientowi platformę SaaS obejmującą:
   • Odbiór zdjęć dokumentów CMR przez formularz webowy, e-mail i bota Telegram
   • Automatyczne rozpoznawanie danych z CMR (OCR) z wykorzystaniem modeli AI
   • Panel dyspozytora do przeglądania, edycji i zatwierdzania dokumentów
   • Wystawianie faktur oraz generowanie plików w formacie FA(3) XML i JPK-FA do zaimportowania w programie księgowym Klienta (w planach Średni i Duży)
   • Integracja z programami księgowymi (m.in. Comarch, Symfonia, Subiekt, Wapro, Fakturownia, iFirma) — to program księgowy Klienta przekazuje fakturę do KSeF; Usługodawca nie przesyła dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur
   • Raportowanie P&L per pojazd, import kart paliwowych
   • Monitoring floty: przeglądy, polisy, tachografy, awarie
   • Komunikacja z kierowcami przez e-mail, bota Telegram i aplikację (formularz webowy)
   • Portal Track & Trace dla klientów końcowych
2. Szczegółowy zakres funkcji dostępnych w każdym Planie określa cennik na stronie /landing.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozwijania i modyfikowania funkcji Usługi, z zastrzeżeniem, że zmiany nie ograniczą istotnie funkcjonalności opłaconego Planu w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego.

§3a. Wykorzystanie systemów sztucznej inteligencji (AI Act)

1. Zgodnie z art. 50 Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (Akt o sztucznej inteligencji), Usługodawca informuje, że Usługa wykorzystuje systemy sztucznej inteligencji do następujących funkcji:
   • Automatyczne rozpoznawanie tekstu z dokumentów CMR (OCR) — modele Anthropic Claude Vision oraz OpenAI GPT-4 Vision (kaskada awaryjna)
   • Transkrypcja wiadomości głosowych kierowców — model OpenAI Whisper (obsługa 26 języków)
   • Interaktywny asystent procesu wdrażania (AI Onboarding) — model Anthropic Claude
   • Automatyczna klasyfikacja wiadomości kierowców (wykrywanie zgłoszeń awarii pojazdów, języka kierowcy) — modele klasyfikujące Anthropic / OpenAI
2. Klient i Użytkownicy są niniejszym informowani, że wchodzą w interakcję z systemami AI w rozumieniu Aktu o sztucznej inteligencji.
3. Dokładność systemów OCR: typowo powyżej 95% dla pól standardowych (dane nadawcy, odbiorcy, numery rejestracyjne) i powyżej 92% dla opisu ładunku. Usługodawca nie gwarantuje konkretnego poziomu dokładności.
4. Wyniki działania systemów AI mają charakter propozycji wymagających weryfikacji przez Użytkownika. Klient zobowiązuje się do sprawdzenia danych wyodrębnionych przez AI przed ich zatwierdzeniem lub użyciem.
5. Wszystkie decyzje krytyczne (zatwierdzenie CMR, wystawienie faktury, kwalifikacja awarii) podlegają obowiązkowej weryfikacji przez człowieka (Human-in-the-Loop, HITL). Usługa nie podejmuje na podstawie wyłącznie AI decyzji wywołujących wobec Klienta lub osób trzecich skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
6. Klient ma prawo do informacji o decyzjach systemu AI dotyczących jego danych. Żądanie może być zgłoszone na adres [email protected]; odpowiedź zostanie udzielona w terminie 30 dni.
7. Usługodawca zobowiązuje się do:
   • Niewykorzystywania danych Klienta do trenowania modeli AI
   • Korzystania wyłącznie z modeli AI dostawców z polityką zero-data-retention (Anthropic, OpenAI Enterprise API)
   • Prowadzenia logów wszystkich wywołań AI dla celów audytu (90 dni)

§4. Okres Próbny

1. Każdy nowy Klient otrzymuje 14-dniowy Okres Próbny z pełną funkcjonalnością Usługi.
2. Okres Próbny nie wymaga podania danych płatniczych.
3. Po upływie Okresu Próbnego Klient wybiera Plan i dokonuje pierwszej płatności. Brak płatności w ciągu 7 dni od zakończenia Okresu Próbnego skutkuje zawieszeniem dostępu do Usługi.
4. Dane Klienta są przechowywane przez 30 dni od zawieszenia. Po tym okresie konto i dane zostaną trwale usunięte zgodnie z §12.

§5. Plany i cennik

1. Ceny są cenami netto. Do cen doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Płatność następuje z góry za każdy okres rozliczeniowy (miesiąc kalendarzowy) na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę.
3. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana wchodzi w życie od następnego okresu rozliczeniowego.
5. Dla flot powyżej 40 pojazdów warunki współpracy ustalane są indywidualnie — prosimy o kontakt na adres [email protected].
6. Promocja pilotażowa (pierwsze 3 miesiące współpracy z Usługodawcą):
   • Pierwszy Klient — bezpłatnie (zniżka 100% przez 3 miesiące)
   • Klienci 2–5 — zniżka 50% przez 3 miesiące
   • Klienci 6+ — zniżka 25% przez 3 miesiące

   Po upływie 3 miesięcy pilota obowiązuje cena standardowa. Liczba klientów rozliczana jest według kolejności zawarcia umowy ze STEPINSKI GROUP Sp. z o.o.

§6. Dostępność systemu (SLA)

1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna 24/7/365, i zobowiązuje się do dostępności na poziomie nie niższym niż 99,5% w skali miesiąca (mierzonej na endpoincie /health).
2. Planowane przerwy techniczne będą komunikowane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem i realizowane w godzinach 02:00–06:00 CET.
3. Z mierzonej dostępności wyłączone są:
   • Przerwy spowodowane siłą wyższą (awaria dostawcy chmury, katastrofa naturalna)
   • Niedostępność zewnętrznych API (OpenAI, Anthropic, Telegram, programy księgowe) niezależna od Usługodawcy
   • Przerwy wynikające z działań Klienta (np. przekroczenie limitów API)
4. W przypadku niedotrzymania SLA w danym miesiącu, Klientowi przysługuje credit w wysokości proporcjonalnej do czasu niedostępności, odliczany od następnej faktury. Maksymalny credit za miesiąc wynosi równowartość miesięcznej opłaty za Plan.

§7. Odpowiedzialność za dane na fakturach

Kluczowa klauzula — prosimy o uważne zapoznanie się.

1. AutoCMR jest narzędziem wspomagającym wystawianie faktur. Wystawcą faktury w rozumieniu ustawy o VAT jest Klient, nie Usługodawca.
2. System OCR rozpoznaje dane z dokumentów CMR z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. AI może popełniać błędy. Rozpoznane dane mają charakter propozycji i wymagają weryfikacji przez Użytkownika przed zatwierdzeniem.
3. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość danych na fakturach wystawianych w Usłudze oraz w plikach FA(3)/JPK-FA przekazywanych do jego programu księgowego, w tym:
   • NIP nabywcy i sprzedawcy
   • Kwoty netto, VAT i brutto
   • Opis usługi / towaru
   • Daty sprzedaży i wystawienia
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • Błędy w danych rozpoznanych przez OCR, które Użytkownik zatwierdził bez korekty
   • Kary, odsetki lub sankcje nałożone przez organy skarbowe z tytułu błędnych faktur
   • Przebieg przekazania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur — realizuje je program księgowy Klienta, poza Usługą
5. Usługodawca zobowiązuje się do:
   • Generowania XML zgodnego z aktualnym schematem FA(3) opublikowanym przez MF
   • Udostępniania wygenerowanych plików FA(3) XML i JPK-FA do pobrania oraz utrzymania integracji z programami księgowymi, przez które Klient przekazuje dokument do KSeF
   • Przechowywania wygenerowanych faktur przez okres wymagany prawem podatkowym — 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 ustawy o VAT oraz art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej)
   • Niezwłocznego informowania Klienta o błędach walidacji XML przy generowaniu pliku

§8. Ogólne ograniczenie odpowiedzialności

1. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do kwoty opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans), utratę danych spowodowaną działaniami Klienta, ani szkody pośrednie lub następcze.
3. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani rażącym niedbalstwem.
4. Usługodawca nie odpowiada za przerwy w działaniu Usługi wynikające z:
   • Awarii dostawców infrastruktury (Railway, Cloudflare, AWS)
   • Zmian w API zewnętrznych dostawców (OpenAI, Anthropic, Telegram, programy księgowe)
   • Siły wyższej w rozumieniu art. 471 Kodeksu cywilnego

§9. Ochrona danych osobowych (DPA)

Niniejszy paragraf stanowi Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.

1. Klient jest Administratorem danych osobowych kierowców, kontrahentów i innych osób, których dane przetwarza w ramach Usługi.
2. Usługodawca jest Podmiotem Przetwarzającym i przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi, na udokumentowane polecenie Klienta (którym jest korzystanie z funkcji platformy).
3. Zakres danych: imiona i nazwiska, numery telefonów, adresy email, numery rejestracyjne pojazdów, dane z dokumentów CMR (nazwy firm, adresy, NIP-y, opisy ładunków), dane fakturowe.
4. Usługodawca zobowiązuje się do:
   • Przetwarzania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi
   • Zapewnienia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności
   • Wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (szyfrowanie TLS, RLS, szyfrowane backupy, rate limiting, automatyczna anonimizacja)
   • Korzystania z podwykonawców (sub-procesorów) wyłącznie za zgodą Klienta — lista aktualnych sub-procesorów w Polityce Prywatności (/privacy)
   • Pomocy Klientowi w realizacji praw podmiotów danych (art. 15–22 RODO)
   • Niezwłocznego powiadomienia Klienta (max 48h) o naruszeniu ochrony danych osobowych
   • Usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu Umowy, zgodnie z §12
5. Aktualni sub-procesorzy:
   • Telegram FZ-LLC (ZEA) — Telegram Bot API, odbiór dokumentów CMR i komunikacja z kierowcami (jeśli Klient korzysta z tego kanału)
   • Anthropic PBC (USA) — rozpoznawanie tekstu (OCR), AI Onboarding
   • OpenAI LLC (USA) — rozpoznawanie tekstu (OCR) — fallback, transkrypcja głosu (Whisper)
   • Railway Corp (USA) — hosting aplikacji i bazy danych
   • Cloudflare Inc (USA) — CDN, storage zdjęć dokumentów (R2)
   • Resend Inc. (USA) — dostarczanie wiadomości email (powiadomienia, faktury, reset hasła, sekwencja powitalna)
6. Klient wyraża zgodę na powyższych sub-procesorów. O zmianach na liście Usługodawca poinformuje z 14-dniowym wyprzedzeniem. Klient może zgłosić sprzeciw — w przypadku braku rozwiązania, Klientowi przysługuje prawo rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
7. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (w szczególności do USA — Anthropic, OpenAI, Railway, Cloudflare, Resend) realizowany jest na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zgodnych z decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej 2021/914 z 4.06.2021 r., a w odniesieniu do dostawców z USA — także na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework w zakresie podmiotów certyfikowanych w ramach tego programu.

§10. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się do korzystania z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem i obowiązującym prawem.
2. Klient jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych dostępowych (login, hasło) swoich Użytkowników.
3. Klient zobowiązuje się do weryfikacji danych rozpoznanych przez OCR przed zatwierdzeniem dokumentu lub wystawieniem faktury.
4. Klient jest odpowiedzialny za uzyskanie zgód i spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane przetwarza w ramach Usługi (kierowcy, kontrahenci).
5. Klient nie będzie:
   • Podejmował prób inżynierii wstecznej, dekompilacji ani kopiowania kodu źródłowego Usługi
   • Udostępniał danych dostępowych osobom trzecim
   • Wykorzystywał Usługi do celów niezgodnych z prawem
   • Generował sztucznego ruchu ani obciążał Usługi w sposób wykraczający poza normalne użytkowanie

§11. Rozwiązanie Umowy

1. Klient może rozwiązać Umowę w dowolnym momencie z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąca kalendarzowego), w którym upłynął okres wypowiedzenia.
2. Usługodawca może rozwiązać Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
3. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • Opóźnienia w płatności przekraczającego 30 dni mimo wezwania
   • Naruszenia §10 (obowiązki Klienta)
   • Wykorzystania Usługi do celów niezgodnych z prawem
4. Klient może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • Niedostępności Usługi przekraczającej 72 godziny ciągłe (poza planowanymi przerwami)
   • Zmiany sub-procesora, wobec której Klient zgłosił uzasadniony sprzeciw (§9 ust. 7)
5. Wypowiedzenie składane jest drogą elektroniczną na adres [email protected] lub poprzez panel Usługi.

§12. Dane po zakończeniu Umowy

1. W ciągu 30 dni od zakończenia Umowy Klient może wyeksportować swoje dane z panelu (format CSV/Excel).
2. Po upływie 30 dni od zakończenia Umowy dane Klienta zostaną trwale usunięte, z wyjątkiem:
   • Faktur i dokumentów wymaganych przepisami prawa podatkowego — przechowywanych przez 5 lat
   • Logów dostępowych wymaganych przez przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy — o ile dotyczy
3. Na żądanie Klienta Usługodawca dostarczy pisemne potwierdzenie usunięcia danych w ciągu 14 dni.

§13. Własność intelektualna

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi (kod źródłowy, interfejs, algorytmy, dokumentacja) należą do Usługodawcy.
2. Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Usługi w zakresie opłaconego Planu na czas trwania Umowy.
3. Dane wprowadzone do Usługi przez Klienta pozostają własnością Klienta.

§15. Postępowanie reklamacyjne

1. Klient ma prawo do złożenia reklamacji w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu Usługi, w tym niedostępności, błędów w przetwarzaniu danych, naruszenia SLA lub innych uchybień ze strony Usługodawcy.
2. Reklamacja może być złożona w jeden z następujących sposobów:
   • drogą elektroniczną — na adres [email protected],
   • telefonicznie — pod numerem +48 667 446 290,
   • pisemnie — na adres siedziby Usługodawcy: STEPINSKI GROUP Sp. z o.o., Sławno 53, 26-625 Wolanów,
   • przez panel Usługi — w sekcji „Wsparcie".
3. Reklamacja powinna zawierać:
   • dane Klienta (firma, NIP, e-mail kontaktowy),
   • opis nieprawidłowości i okoliczności jej wystąpienia,
   • datę i godzinę wystąpienia zdarzenia (jeśli dotyczy),
   • żądanie Klienta (np. wznowienie usługi, credit SLA, korekta danych, zwrot opłaty).
4. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania. W przypadku reklamacji dotyczących krytycznych awarii systemu (kategoria P0 — całkowita niedostępność Usługi) Usługodawca dołoży starań, by udzielić odpowiedzi w terminie 48 godzin.
5. Odpowiedź na reklamację udzielana jest w formie pisemnej, na trwałym nośniku — co do zasady drogą elektroniczną (e-mail) na adres wskazany przez Klienta. Na żądanie Klienta odpowiedź może zostać wysłana pocztą tradycyjną.
6. Brak udzielenia odpowiedzi w terminie 30 dni poczytuje się za uznanie reklamacji zgodnie z żądaniem Klienta.
7. Od rozstrzygnięcia reklamacji Klient może wnieść odwołanie w terminie 14 dni od dnia otrzymania odpowiedzi, wskazując nowe okoliczności lub argumenty. Odwołanie rozpatruje członek zarządu Usługodawcy w terminie 14 dni roboczych.
8. W przypadku niezadowolenia z rozstrzygnięcia reklamacji Klient (będący przedsiębiorcą) może:
   • skorzystać z pozasądowych metod rozwiązywania sporów (mediacja, arbitraż),
   • zgłosić sprawę do Prezesa UOKiK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów) w zakresie naruszeń praktyk rynkowych,
   • zwrócić się do właściwego Powiatowego (Miejskiego) Rzecznika Konsumentów — jeżeli Klient jest jednoosobową działalnością gospodarczą zawierającą umowę nieobjętą zawodowym charakterem działalności,
   • skierować sprawę do sądu właściwego zgodnie z §16 ust. 2.
9. Wniesienie reklamacji nie zwalnia Klienta z obowiązku terminowego regulowania należności wynikających z Umowy.

§16. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.
2. Spory wynikające z Umowy podlegają jurysdykcji sądów powszechnych właściwych dla siedziby Usługodawcy.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO, ustawy o VAT, Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act) oraz innych obowiązujących przepisów prawa polskiego i Unii Europejskiej.
4. Usługodawca może zmienić Regulamin z 30-dniowym wyprzedzeniem. O zmianach Klient zostanie poinformowany emailem. Korzystanie z Usługi po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację. Klient, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać Umowę zgodnie z §11.
5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień.